فن إدارة الاجتماعات الفعالة (2)
§ شارك معي في هذه الاستبانة :
هل يقوم الاعضاء بالتعبير عن أرائهم بحرية في الاجتماع .
هل يستثمر وقت الاجتماع بشكل جيد.
هل يصغى الأعضاء لبعضهم البعض ويبنون آرائهم على أراء الأخرين.
هل يسود جو الثقة في الاجتماع .
هل يتم فحص الآراء قبل رفضها او قبولها .
هل يشارك كل عضو بالحديث في الموضوع المطروح للنقاش.
هل توافق على الطريقة التي يدار بها الاجتماع .
§ ابعاد جودة الاجتماع الفعال :
الوقت .
جدول الأعمال .
المناخ .
القرارات .
الوقت :
التزام ( البداية والنهاية ) .
بداية الاجتماع في الوقت المحدد , ونهاية الاجتماع في الوقت المحدد
مناسب ( للحضور – توزيع الفقرات ) .
تحديد الوقت المناسب لكل فقرة .
§ جدول الأعمال :
معلوم للأعضاء قبل الاجتماع بوقت كافي.
مرونة جدول الأعمال بما يسمح بالتعامل مع المستجدات .
مناسب ( تكليفات الإدارة – المشاكل ) .
المناخ “21
الشعور بالعدالة ”
فرص للحديث متساوية للجميع
تعليق وتعقيب المدير بعد الجميع .
الإنصات”
تحقق الإنصات من الجميع للمتحدث بون مقاطعة .
قبول الرأي الأخر “
التعقيب بعد الفحص والمناقشة قبل التصويت .
التواصل الجيد “
الابتسامة المناسبة والإشارات اللائقة بصرف النظر عن خلاف الرأي.
استخدام الألفاظ المناسبة.
الموضوعية في النقاش:اجتماع 02
التركيز في عرض الآراء وعدم التكرار والتركيز نحو الهدف.
الشعور بالمسئولية التضامنية ”
تفاعل الجميع مع الفقرات .
طلب الرأي من الجميع .
توجيه الحديث من المدير إلى الجميع .
القرارات “
واضح ومحدد للجميع
له زمن للتنفيذ وفقا لأكثر الأصوات.
جهة تنفيذه محدده – له نظام متابعة مناسب.
المصدر: موقع منارات
